Votre situation
Un organisme multisites évolue dans un cadre organisationnel complexe, où il est nécessaire d’assurer la cohérence stratégique tout en tenant compte des spécificités locales.
L’un des principaux enjeux réside dans la coordination et la standardisation des processus tout en tenant compte des caractéristiques de chaque site. L’entreprise doit garantir une communication fluide entre les sites pour éviter les silos, optimiser la gestion des ressources et assurer une homogénéité dans la qualité de ses services ou de ses produits.
Dans un contexte de certification (Qualiopi, ISO 9001), l’entreprise doit assurer la conformité de l’ensemble de ses sites pour garantir une reconnaissance globale et une amélioration continue de la qualité.
Qu’est-ce qu’un organisme multisite ?
Pour clarifier la définition d’un organisme multisite dans un projet de certification, il est utile d’en définir les contours et les critères.
Un organisme multisite est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale, qui ne correspond pas nécessairement au siège de l’organisme, qui régit plusieurs sites.
La fonction centrale contrôle les sites et font l’objet d’une surveillance régulière par la fonction centrale.
Les sites font l’objet d’une surveillance régulière définie par la fonction centrale qui est responsable des mesures correctives nécessaires sur les sites. La fonction centrale doit veiller à ce que les données de chaque site soient collectées et analysées, et doit être capable de démontrer son autorité et sa capacité à amorcer au besoin des changements organisationnels.
Lors de l’audit, l’auditeur vérifie que la fonction centrale remplit ses missions.
???? Bon à savoir… L’audit d’un organisme multisite est partiel
Un échantillonage des sites est réalisé à chaque audit. Dans la mesure du possible, tous les sites doivent être audités durant le cycle de certification.
Spécificités de la certification Qualiopi
Tous les sites de l’organisme doivent avoir le même numéro de déclaration d’activité (NDA). Dans le cas contraire, il s’agit d’organismes indépendants les uns et des autres et ils ne répondent pas à la définition d’un multisites Qualiopi.
Dans le cadre de Qualiopi il est important de préciser qu’un site est le lieu tout ou partie des activités administratives, commerciales ou d’ingénierie entrant dans le champ de la certification sont réalisées.
Il faut également dissiper une inquiétude fréquente : un organisme qui loue des locaux à l’année ou ponctuellement, uniquement pour dispenser des formations sans présence permanente de personnel, n’est pas considéré comme un organisme multisite. Un site est caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme.
Spécificités de la certification ISO 9001
Concernant la certification ISO 9001, la définition d’un multisite est quelque peu différente. Les sites peuvent être permanents, temporaires ou virtuels sur lesquels tout ou partie de ces processus ou activités sont réalisés. Le document d’exigences IAF MD1 défini les règles concernant la certification d’un système de management mis en œuvre par un organisme multisite.
Pour les certifications Qualiopi et ISO 9001, le certificateur doit vérifier que l’organisme répond bien à la définition d’un organisme multi-sites selon les règles d’application du référentiel concerné.
Comment se déroule un audit multisite ?
Les audits initiaux et de surveillance se répartissent entre la fonction centrale et un échantillonnage des sites de l’organisme choisis par le certificateur.
L’auditeur fourni un plan d’audit précisant les exigences de référentiel audité et la durée par site audité. L’organisme doit préciser de son coté les interlocuteurs présents à l’audit.
Selon l’organisation auditée, l’auditeur évalue les critères en fonction du site concerné. Il est évident que la fonction centrale est soumise à l’audit pour la majorité des exigences, compte tenu de son rôle clé dans la centralisation et la prise de décision.
Comment se calcule la durée des audits multisites ?
La durée de l’audit d’un multisites est calculée en fonction et selon le nombre de sites de l’organisme. Pour l’audit initial et l’audit de renouvellement, un échantillon de sites est réalisé qui correspond à la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche.
La durée de l’audit multisite Qualiopi
Plusieurs règles s’appliquent selon le type d’audit. La fonction centrale est auditée à chaque audit. Les durées se calculent de la manière suivante :
Audit initial et de renouvellement : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche, choisis aléatoirement par l’organisme certificateur
Audit de surveillance : l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6, arrondie à l’entier le plus proche. L’audit comprend à minima un site non audité à l’audit précédent.
Le nombre de catégories à auditer est également à prendre en compte.
La durée de l’audit multisites ISO 9001
Tout comme pour la certification Qualiopi, la fonction centrale est auditée à chaque audit. les règles de calcul ci-dessous s’appliquent.
Audit initial : la taille de l’échantillon est la racine carrée du nombre total de sites (y=√x), arrondi au nombre entier supérieur, étant entendu que y = le nombre de sites échantillonné et x = le nombre total de sites.
Audit de surveillance : la taille de l’échantillon annuel est la racine carrée du nombre total de sites multipliée par 0,6 (y=0,6 √x), arrondie au nombre entier supérieur.
Audit de renouvellement : la taille de l’échantillon est la même que pour un audit initial. Néanmoins, si le système de management a prouvé son efficience au cours du cycle de certification, la taille de l’échantillon pourra être réduite à y=0,8 √x, arrondie au nombre entier supérieur.
Un autre élément entre en compte, il s’agit du nombre de personnel sur chaque site. Le document IAF MD5 donne les durées applicables par site.
Comment gérer les non- conformités dans le cadre d’un organisme multisite ?
Si une ou des non-conformités sont identifiées sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés par ces non-conformités. Si c’est le cas, des mesures correctives sont mises en œuvre sur les sites concernés et vérifiées par la fonction centrale. Si ce n’est pas le cas, la fonction centrale démontre à l’organisme certificateur pourquoi elle limite son suivi des actions correctives.
Au moment du processus de prise de décision, si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la certification est, dans le cadre de l’audit initial, refusée ou, dans le cadre des audits de surveillance, de renouvellement ou complémentaire, suspendue pour l’ensemble de l’organisme multisite jusqu’à ce que celui-ci prenne des mesures correctives satisfaisantes.
Que contient le certificat d’un organisme multisite ?
Dans le cadre d’un multisite Qualiopi, le certificat reprend la liste de tous les sites de l’organisme avec leur adresse même ceux qui n’ont pas été audités.
L’organisme certifié Qualiopi doit affichee son certificat dans ses locaux et sur son site internet. En l’absence de site internet, il en communique une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur qui en fait la demande. Ce point est vérifié à partir de l’audit de surveillance.
Concernant la certification ISO 9001, un seul certificat est fourni avec l’adresse de la fonction centrale. Les organismes certifiés ISO 9001 sont libres d’afficher ou de ne pas afficher leur certificat.