Contexte et nouveau dispositif d’évaluation des ESSMS
Depuis la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale, les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) sont obligés de procéder à une évaluation régulière de leurs activités et de la qualité des prestations qu’ils délivrent aux personnes accueillies. Cette loi a permis d’inscrire les ESSMS dans une démarche d’amélioration continue de la qualité des prestations et activités délivrées.
L’enjeu pour les ESSMS, par le biais des évaluations, dont les résultats sont exploités, est d’obtenir le renouvellement des autorisations accordées par les autorités (ARS ou ARS/Conseil départemental). En complément de cette obligation légale, l’évaluation constitue en elle-même un levier d’amélioration continue pour les ESSSMS.
Environ 40 000 établissements sont concernés, accompagnant des publics divers tels que : les personnes en situation de handicap, les personnes âgées, les personnes sous protection judiciaire, les enfants protégés, les personnes concernées par des addictions, les personnes confrontées à des situations de grande précarité, etc.
Jusqu’à 2022, les organismes autorisés à réaliser des évaluations externes devaient être habilités par la Haute autorité de santé (HAS). Cette habilitation était une décision administrative formalisée par une inscription dans la liste des organismes habilités et des prestataires inscrits au Bulletin officiel du ministère en charge de l’action sociale.
Depuis la mise en place de la loi du 24 juillet 2019 relative à l’organisation et à la transformation du système de santé, et la publication du décret du 28 avril 2022 relatif à l’accréditation des organismes pouvant procéder à l’évaluation de la qualité des ESSMS, les organismes d’évaluation doivent obligatoirement se faire accréditer par le Comité français d’accréditation (Cofrac) selon la norme ISO 17020 – Évaluation de la conformité – Exigences pour le fonctionnement de différents types d’organismes procédant à l’inspection. Pour autant, les évaluations ne sont pas, en tant que telles, des inspections ou des contrôles de conformité. Il s’agit d’évaluations, dont la procédure est indépendante de l’ESSMS et de ses autorités de tarification et de contrôle, basées sur des objectifs et des critères d’évaluations, coconstruits au niveau national avec les professionnels et les personnes accompagnées L’évaluation n’a pas vocation à permettre la réalisation d’un classement des ESSMS entre eux.
Cette nouvelle exigence d’accréditation permet une amélioration du dispositif d’évaluation, grâce à une prise en compte avancée garantie des aspects suivants notamment, par l’organisme évaluateur : impartialité, indépendance, confidentialité, système de management, ressources humaines et équipements, exigences administratives et processus. L’organisme d’évaluation est un organisme tiers extérieur indépendant.
Du côté de la HAS, la loi du 24 juillet 2019 lui confié la responsabilité d’élaborer :
- Une nouvelle procédure d’évaluation national, commune à tous les ESSMS ;
- Un nouveau cahier des charges fixant les exigences requises pour devenir un organisme autorisé à réaliser ces évaluations.
L’offre de Pronéo Certification
Fort d’une expérience accrue en matière d’évaluation externe tierce partie, pendant de nombreuses années, notamment pour des dispositifs réglementaires, Pronéo Certification s’est naturellement positionné en tant qu’organisme d’évaluation de la qualité des ESSMS. Nous sommes particulièrement aguerris aux normes et dispositifs d’accréditation, et disposons de ce fait d’un système de management performant, réactif et garanti en matière d’impartialité et de confidentialité.
Parmi nos 150 fidèles auditeurs, nous disposons d’ores et déjà d’un vivier important de compétences avancées dans le domaine médico-social, couvrant diverses catégories d’ESSMS. Leurs expériences sont variées : exercice au sein d’un ESSMS, réalisation de conseil, réalisation d’évaluations externes ancien modèle ou réalisation d’audits. Nos évaluateurs couvrent diverses catégories d’ESSMS.
Par ailleurs, Pronéo Certification étant fidèle à ses valeurs, nous nous positionnons avec une offre de qualité, au service de nos clients, avec des tarifs raisonnables et attractifs.
Synthèse des changements par rapport l’ancien dispositif d’évaluation
Fréquence des évaluations
Elle passe de 7 à 5 ans et correspond ainsi au rythme du projet d’établissement.
- Le référentiel d’évaluation est désormais commun à tous les ESSMS.
- Accréditation des organismes d’évaluation
Dans une volonté d’amélioration de la qualité des évaluations, de gain en impartialité, en compétences et en professionnalisme des organismes évaluateurs, l’accréditation de ces derniers par le Cofrac est désormais un incontournable.
Evaluations internes / externes
Les évaluations sont menées par l’organisme d’évaluation, qui est donc externe par nature. Entre temps, des auto-évaluations sont menées par les ESSMS afin qu’ils puissent identifier et préparer eux-mêmes les actions d’amélioration nécessaires. La distinction entre évaluations internes et externes n’existe plus.
Rapports d’évaluation harmonisés
Un système d’information sécurisé, dénommé Synaé, est mis à disposition par la HAS pour la réalisation des évaluations. Synaé reprend l’ensemble des critères du référentiel applicables à un ESSMS considéré, en mettant à disposition des intervenants les grilles d’évaluation correspondantes au regard des cibles d’entretien identifiées, générant ainsi un rapport sous une trame identique à chaque évaluation.
Diffusion des rapports d’évaluation
Auparavant, les ESSMS devaient communiquer à l’autorité ayant délivré l’autorisation les résultats de deux évaluations externes au plus tard 7 ans après la date de l’autorisation et 2 ans avant la date de son renouvellement. La dernière de ces évaluations servaitt de support au renouvellement des autorisations.
Désormais, l’ESSMS doit diffuser le plus largement possible son rapport d’évaluation et le porter à la connaissance de l’instance délibérante, de l’instance de représentation des personnels et du conseil de la vie sociale. L’obligation d’envoi des résultats à l’autorité de tarification et de contrôle et de contrôle, ainsi qu’à la HAS, est une disposition préexistante qui demeure.
Un référentiel commun à tous les ESSMS
Le nouveau dispositif d’évaluation, construit par la HAS, s’appuie sur un référentiel national commun à tous les ESSMS et centré sur la personne accompagnée, élaboré de manière concertée. Il répertorie les exigences à satisfaire par l’ESSMS et les éléments nécessaires à leur évaluation.
Il a vocation à être utilisé :
- par les ESSMS, pour réaliser des auto-évaluations de manière autonome ;
- par les organismes évaluateurs, comme outil de référence dans la conduite de la visite d’évaluation.
Le référentiel est organisé en 3 chapitres :
Chapitre 1 – La personne
C’est la personne accompagnée qui est directement visée à travers ce premier chapitre. Il s’agit de réaliser évaluation selon la méthode de « l’accompagné traceur ». Cette dernière est centrée sur l’expression de la personne sur son parcours d’accompagnement, le respect de ses droits, la co-construction du projet, par le biais d’entretiens. Un des objectifs de cette méthode est de permettre aux personnes accompagnées de se sentir actrices de leur accompagnement, et d’être des partenaires de l’ESSMS dans l’amélioration des pratiques.
Chapitre 2 – les professionnels
Dans ce second volet, l’évaluation porte sur les professionnels, évalués à travers la méthode du traceur ciblé. Les investigations permettent alors de croiser des informations avec celles recueillies au chapitre 1, pour évaluer la mise en œuvre réelle d’un processus sur le terrain et sa maîtrise. Le référentiel vise, pour cette partie, à apprécier la capacité des professionnels à travailler avec éthique, garantir l’effectivité des droits des personnes accompagnés, favoriser l’expression et la participation de la personne, adapter l’accompagnement, etc.
Chapitre 3 – l’ESSMS
Enfin, le troisième chapitre est un audit système permettant d’évaluer la maîtrise par l’ESSMS de son activité et sa capacité à atteindre les objectifs fixés par thématique. L’objectif est d’inscrire l’ESSMS dans une démarche d’amélioration continue. Cette partie vient compléter les regards croisés de l’évaluation globale puisqu’elle traite des sujets similaires aux autres chapitre, telles que la bientraitance et l’éthique, le respect des droits des personnes accompagnés, leur expression et leur participation, etc.
Au sein de chacun des chapitres du référentiel, on retrouve une liste de critères d’évaluations, réparties au sein de 9 thématiques, elles-mêmes déclinées en objectifs.
Bien qu’étant commun à tous les ESSMS, le référentiel tient compte du profil de l’ESSMS évalué. Certains indicateurs ne seront pas évalués pour certains ESSMS, selon leur champ d’application, dépendant :
- Du secteur d’intervention, tous ESSMS/social (sans financement assurance maladie/médicosocial avec financement assurance maladie) ;
- Du type de structure : toutes structures/établissement (avec hébergement/service sans hébergement) ;
- Du type de public : tous publics/personne âgée (PA)/personne en situation de handicap adulte (PHA)/personne en situation de handicap enfant (PHE)/personne en difficultés spécifiques (PDS)/accueil hébergement insertion (AHI)/protection de l’enfance (PE)/protection judiciaire de la jeunesse (PJJ).
Parmi les 157 critères du référentiel, 139 sont dits « standards » et correspondent aux attendus de l’évaluation. 18 sont dits « impératifs » et nécessitent la mise en place d’actions spécifiques immédiates en cas de non-respect.
Afin de faciliter la lecture des exigences du référentiel, un manuel d’évaluation a été déployé par la Haute autorité de santé (HAS). Ce document détaille, pour chaque critère du référentiel d’évaluation, son champ d’application, son niveau d’exigence, ses éléments d’évaluation (entretiens, consultation documentaire, observations), ses référencements (liste non exhaustive, mise à jour annuelle).
Méthodes d’évaluation
A chaque chapitre du référentiel correspond une méthode d’évaluation. Les trois méthodes ont en commun dans leurs déroulements, la réalisation d’entretien, des observations, ainsi que des consultations documentaires.
Avec l’aide de la grille d’évaluation du référentiel, structurée au sein de chaque chapitre selon les cibles des entretiens à réaliser, un système de cotation permet à l’intervenant de l’organisme de matérialiser son évaluation.
Méthode de l’accompagné traceur
Cette méthode commence par l’identification, par l’évaluateur, de la personne accompagnée avec qui l’entretien va se dérouler, sur proposition de la structure. Il s’agit d’entendre la personne qui a consenti à l’entretien afin d’évaluer les critères du chapitre 1 relatifs à la personne et de passer en revue les caractéristiques de son accompagnement. On entend le terme de « personne » au sens large : la personne directement, son représentant légal, le titulaire de l’autorité parentale, le foyer, etc.
L’évaluateur s’entretient ensuite avec les professionnels qui l’accompagnent au quotidien pour pouvoir croiser les regards sur cet accompagnement et le respect des critères du chapitre 1.
On évalue systématiquement un minimum de trois accompagnés traceurs.
Méthode du traceur ciblé
L’identification de la cible revient à identifier l’une des thématiques du chapitre 2 du référentiel, chacune de ces thématiques devant être investiguée dans le cadre de cette méthode. L’évaluateur rencontre, autour de la thématique considérée, les professionnels y étant impliqués, observe les pratiques, consulte la documentation associée, puis s’entretient avec la gouvernance pour bien comprendre l’organisation et les moyens déployés pour répondre aux objectifs fixés. L’idée est à nouveau de croiser les regards sur les exigences du référentiel.
Méthode de l’audit système
L’intervenant passe en revue les thématiques du chapitre 3, dans un premier temps avec les membres de la gouvernance (directeur, responsable d’établissement, responsable de service, encadrement du site, représentant de l’association gestionnaire, etc.) qui a un impact opérationnel dans la structure et permet à l’évaluateur d’expliquer la stratégie et l’organisation mise en place pour une thématique donnée au sein de l’ESSMS. Il s’agit ensuite de croiser les regards avec les professionnels pour savoir si les éléments de stratégie, l’organisation posée par la gouvernance sont bien déclinés jusque sur le terrain.
Dernières actualités
En résumé, voici le contenu du décret :
L’organisme d’évaluation doit être accrédité selon la norme ISO 17020 par le Cofrac (Comité français d’accréditation) ou autre organisme européen équivalent. Il doit également respecter le cahier des charges publié par la Haute autorité de santé (HAS) fournissant des exigences complémentaires à la norme d’accréditation.
Les organismes évaluateurs en cours de démarche d’accréditation, à l’état de recevabilité opérationnelle favorable, peuvent réaliser des évaluations pendant une période transitoire de 18 mois.
La HAS publie une liste des organismes évaluateurs conformes sur son site Internet.
En résumé, ce décret donne des informations sur le rythme des évaluations : « Les ESSMS dont l’autorisation a été délivrée entre le 1er janvier 2008 et le 31 décembre 2009 et qui n’ont pas transmis […] au plus tard le 1er janvier 2022, la seconde évaluation mentionnée à l’article D. 312-205 du code de l’action sociale et des familles, transmettent entre le 1er janvier 2023 et le 30 juin 2023 aux autorités les résultats de leur évaluation[…] ».
En d’autres termes, la programmation par les autorités de contrôle et de tarification est donc décalée de trois mois, au 1er octobre 2022.